Som et led i at tilpasse aktieselskabsloven til den teknologiske udvikling og for at kunne gøre sig gældende i den internationale konkurrence, er der indført udtrykkelig hjemmel for en elektronificering af selskabsorganerne og kommunikationen mellem selskaber og aktionærer. Loven skal styrke aktionærdeltagelsen navnlig i aktieselskaber med en større ejerkreds. I selskaber med en større eller spredt ejerkreds kan det fysiske fremmøde på generalforsamlingen være en barriere for private eller mindre aktionærer, som bor i andre landsdele eller i udlandet. For mindre aktionærer kan det betyde, at det er relativt dyrt at deltage i generalforsamlingen. For større institutionelle investorer kan spredning af deres investeringer tillige betyde, at de har svært ved at deltage aktivt gennem fremmøde på generalforsamlingerne i alle deres porteføljeselskaber.
For det første hjemler den nye lov, at bestyrelsen kan beslutte, at fysiske generalforsamlinger kan suppleres ved, at enkelte aktionærer deltager elektronisk – den såkaldte delvist elektroniske generalforsamling.
For det andet hjemler loven, at generalforsamlingen med et kvalificeret flertal beslutter, at fremtidige generalforsamlinger skal afholdes udelukkende elektronisk – dvs. uden at der afholdes noget fysisk møde. En sådan bestemmelse skal indføres i vedtægterne.
I begge situationer overlades det til bestyrelsen at fastlægge de tekniske krav, der må stilles til det anvendte system, som skal sikre, at aktionærerne uhindret kan udøve deres forvaltningsmæssige beføjelser på generalforsamlingen, og som på pålidelig måde skal kunne fastslå, hvilke aktionærer som deltager i generalforsamlingen. Denne ordning suppleres af strafferegler for de, der forbryder sig mod den kommunikation, der flyder heraf, eller som stjæler adgangskoder.
I begge situationer gælder det tillige, at generalforsamlingen kan beslutte, at spørgsmål fra aktionærer skal indgives inden en bestemt frist for at berettige til besvarelse.
For det tredje skabes der udtrykkelig lovhjemmel til at afholde elektroniske bestyrelsesmøder og elektroniske repræsentantskabsmøder.
Generalforsamlingen kan dog afskære bestyrelsens kompetencer til at afholde elektroniske bestyrelsesmøder og til at afholde delvist elektroniske generalforsamlinger.
For det fjerde giver loven mulighed for, at generalforsamlingen kan træffe beslutning om anvendelse af elektronisk dokumentudveksling og elektronisk post. En sådan beslutning kræver kvalificeret flertal og skal optages i vedtægterne med specifikation af, hvilke meddelelser der er omfattet af elektronificering og på hvilken måde kommunikationen skal eller kan anvendes. Selvom generalforsamlingen ikke har besluttet at indføre elektronisk kommunikation som sådan, kan kommunikationen foregå elektronisk mellem selskabet og én eller flere aktionærer, hvis der mellem de pågældende er indgået aftale derom.
For det femte fjernes muligheden for at give blankofuldmagt til bestyrelsen på den årlige generalforsamling, som det tit gøres for det kommende år i én eller flere henseender. Fremover skal enhver fuldmagt til bestyrelsen gives til en bestemt generalforsamling med en på forhånd kendt dagsorden.
For det sjette bestemmer loven, at bestyrelsen kan invitere en ubestemt kreds med til at overvære generalforsamlingen, medmindre det i vedtægterne udelukkes.
For det syvende kan generalforsamlingen herefter vedtage, at aktionærer skal have adgang til aktiebogen, der kan føres rent elektronisk. En sådan vedtagelse skal indskrives i vedtægterne.
Endelig kan alle selskabsdokumenter fremover uden videre underskrives ved hjælp af digital signatur.
Loven træder i kraft den 1. oktober 2003, og aktieselskaber, som inden den 1. oktober 2003 allerede har indført fuldstændig elektronisk generalforsamling eller elektronisk kommunikation – der jo efter lovteksten skal være indført i vedtægterne – skal senest et år derefter have skrevet det ind i vedtægterne.
Der bør ved forhandlingen af bestyrelsens forretningsorden tages stilling til de nye muligheder, og indføres regler for eventuelt brug af elektroniske møder, og det bør fremover overvejes, i hvilket omfang man vil tillade elektroniske generalforsamlinger eller afskære bestyrelsen fra dens kompetencer efter loven. Vedtægterne bør tilpasses resultatet af disse overvejelser.
Allerede i min kommentar til den engelske Companies Act 1985 (Electronic Communication) order 2000, som refereredes i Lovorientering 1-2/2001, var der vedtaget visse fleksible regler for elektronisk kommunikation i England. Som det tillige fremgik i referatet, var det på det tidspunkt i Danmark hverken nødvendigt eller tilstrækkeligt at lægge sit regnskab ud på Internettet, men jeg varslede, at dansk ret ville bevæge sig på dette punkt. For nærmere om nogen af de tanker, der har ligget til grund for lovændringen, henvises til det pågældende eksemplar af Lovorientering, idet det bemærkes, at et af udslagene af lovændringen er, at det nu er tilstrækkeligt til at opfylde formkravet om fremlæggelse af f.eks. årsrapporten til eftersyn for aktionærerne på selskabets kontor, at man gør årsrapporten tilgængelig på selskabets hjemmeside, jf. forarbejdernes bemærkninger til lovændringens nr. 7.
(Lov nr. 303 af 30. april 2003 om elektronisk generalforsamling og elektronisk kommunikation m.v. samt spaltning af anpartsselskaber)