Klagenævnet tog stilling til, hvorvidt en udbudsgivers fristforlængelse 10 minutter inden den oprindelige frist var berettiget, når den tillige var godkendt af de tilstedeværende tilbudsgivere.
Klagenævnet modtog en klage mod Billund Kommune, som havde iværksat en begrænset licitation efter Tilbudsloven. Tildelingskriteriet var fastsat til laveste bud. Fristen for afgivelse af tilbud var sat til den 2. maj 2007 kl. 11.00 på Billund Kommune. På fristdagen kl. 10.45 henvendte 3 af tilbudsgiverne sig på Grindsted Kommune for at aflevere deres tilbud. De tilbudsgivende fik oplyst, at tilbud skulle afgives til Billund Kommune og ikke til Grindsted. De 3 tilbudsgivere holdt fast i, at det til dem var oplyst, at tilbud skulle afgives til Grindsted Kommune. På den baggrund indgangsstemplede Grindsted Kommune kuverterne som indgået den 2. maj 2007 kl. 10.50, hvorefter de 3 entreprenører kørte til Billund for at deltage i licitationen. De ankom efter flere vidners overbevisning før kl. 11.00 og afleverede deres tilbud. Ingen af de tilstedeværende gjorde indsigelser og Kommunen anså derfor afleveringsfristen for overholdt.
Grindsted Kommune ringede til Billund Kommune og informere om den skete misforståelse. På den baggrund spurgte den ansvarlige ingeniør de fremmødte tilbudsgivere, om der var indvendinger imod, at tilbudsfristen blev udskudt til kl. 11.15. Der var ingen af de tilstedeværende, der gjorde indvending herimod.
Kommunen traf i perioden 14.-16. maj 2007 beslutning om, hvem der skulle indgås kontrakt med. Denne beslutning blev først meddelt tilbudsgiverne i en skrivelse af den 31. maj 2007.
Klager gjorde gældende, at Kommunen havde handlet i strid med Tilbudsloven ved ikke at afvise tilbuddet fra den vindende entreprenør, idet klager mente, at det var indleveret for sent. Billund Kommune førte bevis for det modsatte, idet flere havde bevidnet, at de 3 entreprenører, deriblandt den vindende, var ankommet lige før kl. 11.00 den 2. maj 2007. Klageres påstand om, at der var handlet i strid med Tilbudsloven ved ikke at afvise tilbuddet fra den vindende entreprenør, blev derfor ikke taget til følge af klagenævnet.
Endvidere gjorde klager gældende, at Kommunen havde handlet i strid med Tilbudsloven ved at forlænge fristen til kl. 11.15. Klagenævnet udtalte, at det er i strid med tilbudsloven, at forlænge en frist uden saglig grund. Klagenævnet vurderede, at det faktum, at tre tilbudsgivere sandsynligvis ville komme for sent, fordi de på grund af en fejl fra deres side havde misforstået det rette afleveringssted, ikke var en saglig grund for udsættelse af en frist. Klagers påstand blev derfor taget til følge.
Klagenævnet bemærkede, at det var uden betydning, at de fremmødte tilbudsgivere accepterede udsættelsen. Det var tillige uden betydning, hvornår de fremmødte tilbudsgivere efterfølgende protesterede mod beslutningen om udsættelse.
Endelig gjorde klager gældende, at der var handlet i strid med Tilbudsloven, idet der ikke var givet de afviste tilbudsgivere meddelelse hurtigst muligt. Klagenævnet kommenterede, at udbyderen ikke hurtigst muligt havde givet tilbudsgiveren meddelelse om, hvem udbyderen havde besluttet at indgå kontrakt med og klagerens påstand blev således også taget til følge på dette punkt.
Klagenævnet for udbud j.nr.: 2007-0013131 af 15. august 2007.
Kommentar:
Efter fristudløb kan der under ingen omstændigheder gives fristforlængelse. Indtil fristudløb er det ikke udelukket, at forlænge den oprindeligt fastsatte frist, men der kræves en saglig grund og at det sker efter ønske fra en tilbudsgiver. Ønsker en tilbudsgiver en længere frist til at udarbejde ansøgning eller tilbud, vil det som udgangspunkt krænke ligebehandlingsprincippet.
Meddeles der fristforlængelse, skal denne meddeles på samme måde som meddelelsen om den oprindelige frist.
Udbyderen har pligt til af egen drift, at give meddelelse til tilbudsgivere om den trufne afgørelse, herunder til tilbudsgivere der har afgivet et ukonditionsmæssigt tilbud og til tilbudsgivere der af den ene eller anden grund afvises. Det antages, at de tilbud der ikke er blevet bedømt, tillige skal have underretning herom, da det ikke er tilstrækkeligt kun at give underretning om, hvem der har fået tildelt ordren.