Datatilsynet er netop kommet med en udtalelse vedrørende myndigheders anmeldelse af personaleadministration.
I forbindelse med offentlige myndigheders administration af personale kan det være nødvendigt, at behandle fortrolige og følsomme oplysninger. Dette kan eksempelvis være i forbindelse med en ansættelse, hvor der indhentes en straffeattest, eller hvor myndigheden får lavet en personlighedstest af ansøgeren. Ifølge persondataloven skal en myndighed, der behandler oplysninger af fortrolig karakter, anmelde behandlingen til Datatilsynet, inden behandlingen iværksættes.
Når en myndighed behandler oplysninger i forbindelse med personaleadministration skal der derfor som udgangspunkt ske anmeldelse til Datatilsynet. For at lette anmeldelsesprocessen har Datatilsynet udarbejdet en standard som kan bruges som kladde til anmeldelse af en myndigheds personaleadministration.
I forbindelse med pligten til anmeldelse af personaleadministration findes der imidlertid en række undtagelser. Således kan oplysninger om sygefravær og sygdomsperioder, oplysninger om begrundelsen for andet fravær end sygdom, pensionsforhold, kildeskatteoplysninger, oplysninger om kontonummer, hvortil løn skal anvises, lønindeholdelse (bortset fra begrundelsen for indeholdelsen) og oplysninger om fratrædelsesgrund behandles af myndigheden uden forudgående anmeldelse til Datatilsynet. Ligeledes er de såkaldte børneattester, der er en særlig type straffeattest, der vedrører en persons overtrædelse af straffelovens regler om seksuelle forhold til børn under 15 år, undtaget anmeldelsespligten.
I forbindelse med personaleadministration opstår spørgsmålet om, hvor længe oplysninger i personalesager må gemmes efter medarbejderens fratrædelse. Svaret herpå skal findes i persondatalovens § 5 om god databehandlingsskik, der indeholder de grundlæggende principper for behandling af personoplysninger. Således kræves det, at der er et specifikt sagligt formål med opbevaringen. Det afhænger derfor af en konkret vurdering af den enkelte sag, hvor længe det er nødvendigt under hensyntagen til det formål, hvortil oplysningerne er indsamlet, at gemme oplysningerne. Forhold, der kan inddrages i vurderingen, er f.eks. verserende arbejdsskadesager, uafsluttede retssager eller arbejdsretlige tvister mellem medarbejderen og myndigheden. Datatilsynet har i den standard, der er udarbejdet for anmeldelse af myndigheders personaleadministration, foreslået en maksimal sletningsfrist på 20 år.
Denne artikel bringes af Forum Advokater – Lovorientering som led i et samarbejde med advokatfirmaet Bender von Haller Dragsted. Bender von Haller Dragsted leverer juridiske nyheder om it-ret til Lovorientering.